Incassokosten: hoeveel mag een schuldeiser rekenen?

Bert Buiskool • 23 oktober 2026 • Categorie: Schulden

Een rekening van €175 is blijven liggen. Een paar weken later ligt er een brief van een incassobureau op de mat. Het bedrag is ineens hoger: er staat €40 aan incassokosten bij, wat rente en misschien nog een post met een naam die je niet kent. Dan vraag je je af: klopt dit wel, en moet ik dit allemaal betalen?

Het goede nieuws: incassokosten mogen niet onbeperkt worden toegevoegd. Er gelden wettelijke voorwaarden en maximumbedragen. Grip op je Knip kan samen met jou de brieven en de berekening controleren, uitzoeken welke bedragen kloppen en het vervolg met je bijhouden.

Hieronder lees je hoe je de kosten narekent en wat je doet als ze niet kloppen. Over wat een incassobureau in het algemeen mag, lees je in de regels voor incassobureaus.

Wanneer mogen incassokosten worden gerekend?

Incassokosten heten in de wet buitengerechtelijke incassokosten: kosten die een schuldeiser maakt om zijn geld te krijgen zonder naar de rechter te gaan. Ben je consument, dan gelden deze stappen:

1. Er is een rekening die opeisbaar is en niet op tijd is betaald.
2. Je krijgt eerst een kosteloze betalingsherinnering, vaak de veertiendagenbrief genoemd.
3. In die brief staat welk bedrag nog openstaat.
4. In de brief staat ook welk bedrag aan incassokosten volgt als je niet op tijd betaalt.
5. Na ontvangst van die brief krijg je veertien volledige dagen de tijd om alsnog zonder incassokosten te betalen.
6. Pas als je binnen die termijn niet betaalt, kunnen incassokosten verschuldigd worden.

Dat volgt uit de uitspraak van de Hoge Raad van 25 november 2016. De termijn van veertien dagen begint op de dag nadat de consument de betalingsherinnering heeft ontvangen. De consument moet daarna veertien volledige dagen de tijd krijgen om zonder incassokosten te betalen. De datum op of de verzending van de brief is daarom niet automatisch het begin van de termijn. Een brief met "betaal binnen veertien dagen na dagtekening" geeft je dus minder tijd dan de wet vraagt. Ontstaat discussie over de ontvangst, dan kan van belang zijn of de schuldeiser aannemelijk kan maken wanneer de betalingsherinnering is ontvangen. Weet je niet meer of je een herinnering hebt gekregen, vraag dan om een kopie en de verzenddatum.

Heb je die eerste herinnering net ontvangen en weet je nog niet wat je moet doen? In rekening niet op tijd betaald: wat nu? lees je welke stappen je meteen kunt zetten.

Tabel: de wettelijke percentages

De maximale incassokosten hangen af van de hoogte van de openstaande hoofdsom. Je rekent per schijf, net als bij de inkomstenbelasting.

• Minimum: €40.
• Totaal maximum: €6.775.
• Het gaat om maximumbedragen. Lagere kosten mogen wel.
• Reken per schijf, niet met één percentage over het hele bedrag.

Drie rekenvoorbeelden

Deze voorbeelden gebruiken fictieve bedragen. Ze gaan er steeds van uit dat aan alle voorwaarden is voldaan.

Bij alle drie de voorbeelden kan daarnaast rente gelden en in sommige gevallen btw over de incassokosten. Daarover lees je hieronder meer. Allerlei andere kosten mogen er niet zomaar bovenop worden gestapeld.

Welke extra kosten mogen niet zomaar worden toegevoegd?

Naast de toegestane incassokosten en eventuele rente mogen niet ook nog afzonderlijk kosten worden gerekend onder namen als:

• administratiekosten;
• dossierkosten;
• herinneringskosten;
• aanmaningskosten;
• bureaukosten.

De naam van de kosten is niet bepalend. Het gaat om wat de kosten feitelijk zijn. Kosten om je tot betaling te bewegen vallen onder de incassokosten, hoe ze ook heten.

En btw?

Btw over incassokosten is geen standaardtoeslag. Het mag alleen onder de wettelijke voorwaarden: de schuldeiser kan de btw die hij zelf betaalt niet verrekenen, en hij verklaart dat ook nadrukkelijk. Een gewoon btw-plichtig bedrijf, zoals een webwinkel, kan de btw meestal wel verrekenen. Staat er btw op de brief, vraag dan waarom.

Hoe zit het met wettelijke rente?

Rente en incassokosten zijn twee verschillende posten. Voor schulden van consumenten geldt de wettelijke rente voor niet-handelstransacties. Die is sinds 1 januari 2026 4% per jaar (stand 23 oktober 2026).

De rente moet controleerbaar zijn. Op de brief of in de specificatie moet je kunnen zien vanaf welke datum de rente is berekend en over welk bedrag. Een fictief voorbeeld: staat een rekening van €1.000 drie maanden open, dan is de wettelijke rente ongeveer €10 (4% per jaar is €40, gedeeld door vier).

Meerdere rekeningen en termijnbetalingen

Meerdere rekeningen bij dezelfde schuldeiser

Heeft een schuldeiser meerdere openstaande rekeningen in één betalingsherinnering samengevoegd, dan worden de incassokosten berekend over het totaalbedrag waarop die herinnering betrekking heeft. Ontstaat later een nieuwe schuld en volgt daarvoor een nieuwe geldige betalingsherinnering, dan kunnen daar opnieuw incassokosten voor gelden. Voor terugkerende termijnbetalingen gelden aanvullende regels die moeten voorkomen dat steeds opnieuw het volledige minimumbedrag van €40 wordt gerekend.

Een fictief voorbeeld: staan drie rekeningen van €100 samen in één betalingsherinnering, dan gaat de berekening over €300. De incassokosten zijn dan maximaal €45, niet drie keer €40.

Terugkerende termijnbetalingen

Het gaat dan bijvoorbeeld om huur, abonnementen of energietermijnen. Voor kleine termijnbedragen, waarvoor anders het minimum van €40 zou gelden, werkt het zo:

• Bij een eerste kleine gemiste termijn binnen een periode van zes maanden kan maximaal €40 gelden.
• Bij volgende kleine gemiste termijnen binnen die zes maanden is dat maximaal €20 per termijn.
• Staan meerdere termijnen in één aanmaning, dan geldt de berekening volgens artikel 2a van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten: de vergoeding is dan het hoogste bedrag dat voor één van die termijnen in rekening kan worden gebracht.

Deze regels gelden voor terugkerende termijnbetalingen. Ze zijn geen eenvoudige vuistregel voor alle situaties met meerdere rekeningen. Niet iedere gemiste termijn kost dus automatisch opnieuw €40.

Lopen er al meerdere afspraken naast elkaar, lees dan ook hoe je overzicht houdt over meerdere betalingsregelingen. Gaat het om een aankoop met achteraf betalen, dan vind je in achteraf betalen zonder schulden meer over herinneringen en betaaltermijnen.

Stappenplan: zo controleer je een incassobrief

1. Controleer wie de oorspronkelijke schuldeiser is.
2. Vergelijk de hoofdsom met de oorspronkelijke rekening.
3. Zoek de kosteloze betalingsherinnering op.
4. Controleer de datum, de termijn en de aangekondigde incassokosten.
5. Bereken de maximale incassokosten met de tabel hierboven.
6. Controleer rente, btw en andere kosten afzonderlijk.
7. Controleer het incassobureau in het juiste register.
8. Schrijf op wat volgens jou niet klopt.
9. Reageer schriftelijk en bewaar een kopie.
10. Bewaak de reactietermijn en het vervolg.

Wat doe je als de incassokosten niet kloppen?

• Betwist de kosten schriftelijk en concreet.
• Geef aan welke posten of welke berekening volgens jou niet kloppen.
• Vraag om een duidelijke specificatie.
• Ontken de oorspronkelijke schuld niet als die wel klopt.
• Bewaar brieven, e-mails en verzendbewijzen.
• Betaal niet klakkeloos alleen omdat een brief dringend klinkt.
• Negeer een brief ook niet.

Het incassobureau bespreekt je bezwaar met de schuldeiser. Komen jullie er niet uit, dan noemt de Rijksoverheid de mogelijkheid om alleen het openstaande bedrag en de maximaal toegestane incassokosten te betalen en dat schriftelijk te melden. Je hebt niet automatisch gelijk. Loopt er een juridisch geschil of krijg je een dagvaarding, dan is juridisch advies verstandig.

Na je reactie komt er een antwoord, een tegenvoorstel of soms even niets. In brief naar een schuldeiser verstuurd: wat gebeurt er daarna? lees je hoe je dat opvolgt.

Wat kan Grip op je Knip voor je doen?

Twijfel je of de incassokosten kloppen, dan hoef je niet eerst zelf alle regels uit te zoeken. Grip op je Knip kan samen met jou de oorspronkelijke rekening, herinneringen, incassobrief en berekening naast elkaar leggen. We brengen de bedragen en termijnen in kaart, controleren opvallende posten en helpen je een duidelijke reactie voor te bereiden. Klopt de schuld maar lukt betalen ineens niet, dan kunnen we ook helpen een haalbaar voorstel voor te bereiden en het vervolg te bewaken.

Concreet kunnen we onder meer:

• de hoofdsom, rente en incassokosten van elkaar scheiden;
• controleren of de kosteloze betalingsherinnering aan de voorwaarden voldoet;
• narekenen of de incassokosten correct zijn opgebouwd;
• controleren of kosten dubbel of onder verschillende namen zijn toegevoegd;
• nagaan of een incassodienstverlener geregistreerd is;
• helpen beoordelen welke gegevens of stukken nog ontbreken;
• samen een schriftelijke reactie of betwisting voorbereiden;
• correspondentie ordenen en termijnen bewaken;
• een haalbaar betalingsvoorstel voorbereiden als de schuld wel klopt maar betaling ineens niet lukt;
• reacties beoordelen en de opvolging bijhouden.

Jij houdt de regie: je beoordeelt de reactie en verstuurt die zelf. Wij geven geen juridisch oordeel en treden niet op als advocaat of formele schuldregelaar.

Hoe je een haalbaar voorstel opbouwt, lees je in een betalingsregeling voorstellen. Meer over onze werkwijze vind je bij persoonlijke budgetcoaching en op de pagina hulp bij schulden. Wat het kost, zie je bij onze tarieven en pakketten.

Voorbeeldsituatie

Voorbeeldsituatie — gebaseerd op veelvoorkomende situaties uit onze praktijk

Een klant ontvangt een incassobrief waarin de oorspronkelijke rekening, rente, incassokosten en dossierkosten door elkaar staan. De klant weet niet meer welke herinneringen eerder zijn ontvangen. Grip op je Knip helpt de documenten chronologisch te ordenen, de hoofdsom vast te stellen, de maximale incassokosten na te rekenen en vragen over de overige posten op papier te zetten. De klant controleert en verstuurt de reactie zelf. Daarna houden we samen bij of en hoe het incassobureau reageert.

Of kosten worden aangepast, beslissen de schuldeiser en het incassobureau. De klant heeft wel overzicht, een onderbouwde reactie en hulp bij de opvolging.

Wanneer heb je andere hulp nodig?

Juridische hulp kan passend zijn wanneer:

• er een dagvaarding of gerechtelijke procedure loopt;
• de oorspronkelijke schuld inhoudelijk wordt betwist;
• er een juridisch oordeel nodig is;
• beslag dreigt of al is gelegd en formele rechtsbijstand nodig is.

Heb je meerdere problematische schulden, dan kan gemeentelijke schuldhulp nodig zijn. Grip op je Knip kan ook vóór of tijdens een wachttijd helpen met inventarisatie, correspondentie en praktische voorbereiding.

Bronnen

Gecontroleerd op 23 oktober 2026.

• Rijksoverheid – Hoe hoog mogen de incassokosten zijn?
• Rijksoverheid – Wanneer krijg ik te maken met een incassobureau?
• Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten
• Rijksoverheid – Klacht over een incassobureau
• Justis – Register incassodienstverlening
• Hoge Raad 25 november 2016 – start van de veertiendagentermijn (ECLI:NL:HR:2016:2704)
• Rijksoverheid – Hoe hoog is de wettelijke rente?