Wat mag een incassobureau wel en niet?

8 september 2026 • Bert Buiskool

Een incassobureau mag je vragen om te betalen. Meer bevoegdheden heeft het niet. Toch schrikken veel mensen van zo'n brief. Er staan woorden in als "laatste kans", "juridische stappen" of "beslag". Dan lijkt het alsof er morgen iemand aan de deur staat. In werkelijkheid zit je op dat moment nog aan het begin van de rij, en heb je meestal meer ruimte dan je denkt. In dit artikel lees je rustig wat een incassobureau wél mag, wat het beslist níét mag, welke kosten kloppen en hoe je verstandig reageert.

Wat is een incassobureau?

Een incassobureau is een gewoon commercieel bedrijf. Het probeert een openstaande rekening te innen voor een schuldeiser: een webshop, een energieleverancier, een zorgverzekeraar, een telecombedrijf of bijvoorbeeld een sportvereniging.

Meestal werkt het bureau in opdracht van die schuldeiser. Soms koopt het de vordering over en wordt het zelf eigenaar van de schuld. In beide gevallen geldt hetzelfde: het bureau heeft precies dezelfde positie als de schuldeiser zelf. Niet meer en niet minder.

Dat is het belangrijkste dat je moet weten. Een incassobureau is geen rechter, geen ambtenaar en geen deurwaarder. Het kan je niets afdwingen. Het kan alleen vragen, herinneren, onderhandelen en de schuldeiser adviseren om verder te gaan.

Sinds 2024 gelden er strengere regels. Incassobureaus moeten geregistreerd zijn en zich aan kwaliteitseisen en gedragsregels houden. De ACM houdt toezicht op de incassoregels en de Rijksoverheid legt de spelregels uit. Wil je weten hoe een incassobureau zich verhoudt tot een gerechtsdeurwaarder, lees dan ons blog over het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder.

Wanneer wordt een incassobureau ingeschakeld?

Een schuldeiser stapt niet meteen naar een incassobureau. Dat kost geld en levert vaak minder op dan zelf even bellen. De gebruikelijke route ziet er zo uit:

• 1Je betaalt een rekening niet binnen de betaaltermijn.
• 2Je krijgt een vriendelijke betalingsherinnering. Daar mogen nog geen kosten bij.
• 3Daarna volgt de aanmaning: de veertiendagenbrief. Daarin staat dat er incassokosten bij komen als je niet binnen veertien dagen betaalt.
• 4Blijft betaling uit, dan gaat de vordering naar een incassobureau of naar de incasso-afdeling van een deurwaarderskantoor.
• 5Lukt het daar ook niet, dan kan de schuldeiser besluiten de zaak aan de rechter voor te leggen.
• 6Pas na een vonnis kan een gerechtsdeurwaarder dwangmaatregelen nemen, zoals beslag.

Tussen die stappen zitten meestal weken tot maanden. Die tijd is jouw ruimte. Hoe eerder in de rij je reageert, hoe lager de kosten blijven. In ons blog wat er gebeurt als je een rekening niet op tijd betaalt vind je die hele route stap voor stap.

Wat mag een incassobureau wél?

• Je een brief, e-mail, sms of app sturen met het verzoek om te betalen.
• Je bellen op normale tijden om te vragen hoe je het gaat oplossen.
• Incassokosten rekenen, maar alleen binnen de wettelijke grenzen en nadat je een correcte aanmaning met veertien dagen termijn hebt gehad.
• Een betalingsregeling met je afspreken en die op papier zetten.
• Rente rekenen als die in de voorwaarden of in de wet is afgesproken.
• De schuldeiser adviseren om de zaak aan de rechter voor te leggen.

Kortom: een incassobureau mag druk uitoefenen met woorden, en het mag kosten rekenen als de wet dat toelaat. Dat is vervelend, maar het is niet hetzelfde als macht. Zolang er geen uitspraak van de rechter is, gebeurt er niets zonder dat je het weet.

Wat mag een incassobureau níét?

• Beslag leggen. Niet op je loon, niet op je uitkering, niet op je bankrekening en niet op je spullen.
• Je woning binnengaan. Ook niet als je de deur opendoet: het bureau heeft geen enkele bevoegdheid om binnen te komen.
• Bezittingen meenemen, zoals een televisie, laptop, gereedschap of auto.
• Je dagvaarden of een vonnis uitvoeren. Dat is werk van de rechter en de gerechtsdeurwaarder.
• Zich voordoen als deurwaarder, rechter of overheid, of brieven zo opmaken dat het daarop lijkt.
• Dreigen met maatregelen die het bureau zelf niet mag nemen.
• Je onder druk zetten met veel telefoontjes, bezoek op je werk of belletjes 's avonds laat en 's nachts.
• Je schuld bespreken met je werkgever, familie, buren of op sociale media.
• Meer kosten rekenen dan de wet toestaat, of dezelfde kosten dubbel rekenen.

Staat er in een brief dat er "beslag volgt"? Lees dan heel precies. Meestal staat er dat dit kan gebeuren als je niet betaalt. Dat is een waarschuwing over een mogelijke vervolgstap, geen aankondiging van iets dat morgen gebeurt. Wordt er wél gedreigd met iets dat het bureau zelf niet mag, dan is dat in strijd met de incassoregels. Je mag daar schriftelijk op reageren en het melden bij de toezichthouder.

Wel en niet in één tabel

Welke incassokosten mogen worden berekend?

Bij consumenten zijn incassokosten wettelijk begrensd. Ze worden berekend als een percentage van de hoofdsom, met een minimum van 40 euro. Hoe hoger de schuld, hoe lager het percentage.

Twee regels zijn extra belangrijk voor jou:

• Incassokosten mogen pas worden gerekend nadat je een correcte aanmaning met een termijn van veertien dagen hebt gehad. Ontbreekt die brief, dan zijn de kosten bij consumenten vaak niet toegestaan.
• Er mag maar één keer incassokosten worden gerekend over dezelfde vordering. Rekent zowel de schuldeiser als het bureau kosten, dan klopt dat niet.

Reken de kosten in de brief dus na. Bij een rekening van 200 euro is 40 euro het maximum, niet 75. Kloppen de bedragen niet, meld dat dan schriftelijk en vraag om een correcte specificatie. Op rechtspraak.nl vind je uitleg over hoe de rechter hiernaar kijkt.

Welke rechten heb je zelf?

• Je mag vragen om een duidelijke onderbouwing: welke factuur, welke periode, welk bedrag.
• Je mag een vordering betwisten als je hem niet erkent. Doe dat schriftelijk en leg kort uit waarom.
• Je mag vragen om een betalingsregeling die past bij wat je echt kunt missen.
• Je mag aangeven op welke manier je gecontacteerd wilt worden, bijvoorbeeld per brief in plaats van telefonisch.
• Je mag een klacht indienen als het bureau zich niet aan de regels houdt.
• Je hoeft niets te betalen wat je niet verschuldigd bent, ook niet als de brief dringend klinkt.

Wat moet je doen als je een brief ontvangt?

• 1Open de brief, ook als je er tegenop ziet. Onbekende post voelt altijd zwaarder dan bekende post.
• 2Kijk wie de afzender is: een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder. Dat bepaalt in welke fase je zit.
• 3Controleer de vordering: klopt het bedrag, de periode, het klantnummer en heb je misschien al (deels) betaald?
• 4Kijk of er incassokosten bij zitten en of je eerst een aanmaning met veertien dagen termijn hebt gehad.
• 5Reageer vóór de datum in de brief, ook als je niet kunt betalen. Stilte maakt het duurder.
• 6Stel een regeling voor met een bedrag dat je echt elke maand kunt volhouden. Te hoog beloven loopt altijd stuk.
• 7Klopt de vordering niet? Betwist hem schriftelijk en vraag om onderbouwing.
• 8Zet elke afspraak per e-mail op papier en bewaar alles bij elkaar in één map.

Heb je brieven van meerdere afzenders? Maak dan eerst een compleet financieel overzicht: wie, hoeveel, sinds wanneer en in welke fase. Zonder dat overzicht betaal je bijna altijd de verkeerde brief als eerste. Wil je een regeling voorstellen, dan helpt ons blog over een betalingsregeling voorstellen je met een realistisch bedrag en een voorbeeldbrief.

Wanneer is het verstandig om hulp te zoeken?

Eén incassobrief kun je vaak zelf oplossen. Maar er zijn signalen waarbij het slim is om iemand mee te laten kijken:

• Je opent je post niet meer of legt brieven ongeopend weg.
• Er zijn meerdere schuldeisers en je weet niet meer wie wat krijgt.
• Je betaalt de ene rekening met geld dat voor de andere bedoeld was.
• Je hebt een regeling afgesproken die je niet kunt volhouden.
• Er dreigt afsluiting van energie, een huurachterstand of een dagvaarding.
• Je slaapt slecht, je piekert veel en het geld beheerst je hoofd.

Herken je dit? Dan is dat geen falen, maar een normaal gevolg van te veel post en te weinig ruimte. Bij geldproblemen oplossen lees je hoe zo'n eerste stap eruitziet. Zijn de schulden zo groot geworden dat losse regelingen niet meer helpen, dan komt een minnelijk schuldentraject of een saneringskrediet in beeld. Zulke trajecten worden uitgevoerd door bevoegde schuldhulpverleners; wij helpen je om er goed voorbereid aan te beginnen.

Een voorbeeld uit de praktijk

Het volgende voorbeeld is fictief en dient alleen als illustratie.

Ilse (36) krijgt een brief van een incassobureau over een openstaande rekening van 240 euro bij een webshop. In de brief staat dat "verdere maatregelen" volgen. Ilse denkt dat er beslag op haar rekening komt en durft haar bankapp niet meer te openen. De brief verdwijnt in een lade, samen met twee andere enveloppen.

Bij een kennismakingsgesprek leggen we de post samen op tafel. Dan blijkt het volgende: het is een incassobureau, er is geen rechter aan te pas gekomen en beslag is op dit moment gewoon niet mogelijk. Alleen die uitleg haalt al veel spanning weg. Daarna kijken we naar de kosten. Er is 68 euro aan incassokosten gerekend, terwijl over 240 euro maximaal 40 euro mag worden berekend.

We brengen haar administratie op orde en maken een overzicht van alle rekeningen. Ilse rekent met ons uit welk bedrag ze per maand echt kan missen. Vervolgens neemt ze zelf contact op met het bureau: ze vraagt om een correcte specificatie van de kosten en stelt een regeling voor die ze kan volhouden. Wij hebben meegedacht over die brief; zij beoordeelt en verstuurt hem zelf.

Het bureau past de kosten aan en gaat akkoord met de regeling. Er komt geen dagvaarding, en dus ook geen deurwaarder met een vonnis. Belangrijker nog: Ilse opent haar post weer op de dag dat die binnenkomt.

Hoe kan Grip op je Knip je helpen?

Wij staan aan jouw kant. We controleren de brieven en kosten van het incassobureau, bepalen wat eerst moet, stellen reacties en betalingsvoorstellen voor of samen met je op en volgen de afspraken samen op. Grip op je Knip is geen incassobureau: wij innen niets en treden nooit op namens een schuldeiser. Alleen een formele integrale schuldregeling en onderhandelingen over finale kwijting voeren wij niet zelf uit.

Wat we wél doen:

• We openen en ordenen samen de post die is blijven liggen.
• We brengen je administratie op orde, zodat je weet waar alles ligt.
• We maken een compleet financieel overzicht van je inkomsten, vaste lasten en achterstanden.
• We stellen samen een budgetplan op dat past bij jouw inkomen.
• We leggen uit wat er in een brief staat en in welke fase je zit.
• We bereiden je voor op gesprekken met schuldeisers of met de schuldhulpverlening.
• We helpen voorkomen dat betalingsproblemen verder oplopen, bijvoorbeeld door je vaste lasten te bewaken.

Wil je hulp bij overzicht en administratie, kijk dan bij hulp bij schulden of bij budgetcoach. Loopt het betalen van vaste lasten je even helemaal boven het hoofd, dan is vrijwillig budgetbeheer een optie: je rekeningen worden op tijd betaald en jij houdt huishoudgeld over, terwijl je zelf de baas blijft over je geld.

Vraag ook eens na of iemand anders de kosten van begeleiding kan vergoeden. Denk aan je werkgever, UWV, een pgb, je zorgverzekeraar, de woningcorporatie of soms een schuldeiser zelf. Dat scheelt vaker dan mensen verwachten. Meer over de spelregels rond incasso en schuldhulp vind je bij de NVVK en de KBvG.

Veelgestelde vragen

Kort samengevat

• Een incassobureau is een commercieel bedrijf dat namens een schuldeiser om betaling vraagt.
• Het mag herinneren, aanmanen, bellen, een regeling voorstellen en incassokosten rekenen binnen de wet.
• Het mag géén beslag leggen, je woning niet binnengaan, geen spullen meenemen en zich niet voordoen als deurwaarder.
• Incassokosten zijn begrensd: minimaal 40 euro, en alleen na een correcte veertiendagenbrief.
• Je mag een vordering betwisten, om onderbouwing vragen en een haalbare regeling voorstellen.
• Tijdig reageren is bijna altijd de goedkoopste route; post laten liggen maakt het duurder.
• Grip op je Knip helpt je praktisch: post, controle van kosten, betalingsvoorstellen, correspondentie en opvolging. Wij innen niets voor schuldeisers.

Een brief van een incassobureau betekent niet dat alle mogelijkheden zijn verdwenen. Het betekent vooral dat het tijd is om te kijken wat er echt aan de hand is. Wil je samen overzicht maken, je administratie op orde brengen en tijdig de juiste stappen zetten? Dan denken we graag rustig met je mee, in jouw tempo en zonder oordeel.